Werken als onthaalbediende/receptionist

Welke functies heeft een onthaalbediende/receptionist?

Een onthaalbediende is de eerste persoon die bezoekers ontmoeten als ze een bedrijf binnenkomen. De onthaalbediende is verantwoordelijk voor het verwelkomen van bezoekers, het beantwoorden van telefoons en het doorverwijzen van oproepen naar de juiste persoon. Daarnaast is hij/zij ook verantwoordelijk voor het beheren van afspraken, het ontvangen en sorteren van post en het bijhouden van de agenda van de directie.

Als onthaalbediende of receptionist ben je het gezicht van het bedrijf en draag je bij aan een professionele uitstraling. Bovendien heb je de mogelijkheid om je vaardigheden en ervaring te verbreden door met verschillende bedrijven en organisaties samen te werken.

Het takenpakket kan variëren, afhankelijk van het bedrijf waar je werkt. Enkele taken die tot het functiepakket van een receptionist kunnen behoren:

• Bezoekers verwelkomen.

• Telefoons beantwoorden en doorverwijzen naar de juiste persoon.

• Afspraken beheren en de agenda van de directie bijhouden.

• Post ontvangen en sorteren.

• E-mails opvolgen.

• De voorraad van kantoorbenodigdheden bijhouden en nieuwe voorraden bestellen.

Welk type onthaalbediende/receptionist zijn er?

Er zijn verschillende soorten onthaalbedienden/receptionisten, afhankelijk van de grootte van het bedrijf en de specifieke taken die bij de job horen.

• Werken als front office receptionist. Hier beantwoord je vooral telefoons en verwelkom je bezoekers.

• Aan de slag als administratief onthaalbediende. Hier voer je ook administratieve taken uit. Een administratief bediende kan ook een host(ess) of een steward(ess) zijn. In dat geval kan je terechtkomen in een hotel of een evenementenbureau.

Waar kan je als onthaalbediende/receptionistaan de slag?

Als onthaalbediende of receptionist kan je bij verschillende bedrijven en organisaties werken. Van kleine ondernemingen tot grote multinationals. Ook in de publieke sector, zoals bijvoorbeeld in een ziekenhuis, vind je werk als onthaalbediende of receptionist.

Vaardigheden van een onthaalbediende/receptionist

Belangrijke vaardigheden die je als onthaalbediende of receptionist moet hebben:

• Goede communicatievaardigheden

• Vriendelijkheid en klantgerichtheid

• Organisatorisch talent en nauwkeurigheid

• Flexibiliteit en stressbestendigheid

• Discretie en betrouwbaarheid

• Goede kennis van meerdere talen

Daarnaast is het ook belangrijk dat je als onthaalbediende/receptionist goed overweg kan met verschillende softwareprogramma's en telefoniesystemen. Ook kan het nuttig zijn om enige kennis te hebben van administratieve taken en boekhouding.