Wie is de bediende?

Wie een robotfoto wil maken van dé bediende, staat voor een moeilijke opdracht. Want de functie van bediende kan inhoudelijk zeer ruim ingevuld worden: van receptioniste tot hulpboekhouder, van hr-expert tot ploegbaas, van tekenaar in een studiebureau tot callcenter operator.

 De taken en professionele uitdagingen van een bediende worden daarnaast ook bepaald door de sector, de aard van het bedrijf en de ondernemingsgrootte. Het takenpakket van een management assistant in een grote multinational verschilt aanzienlijk van wat zijn of haar collega in een kmo moet doen.

Blijven investeren in digitale vaardigheden en soft skills

Elke bediendefunctie vereist dus een specifiek profiel, op maat van het bedrijf en de functie. Maar natuurlijk zijn er skills en persoonlijke vaardigheden die als een rode draad doorheen de jobomschrijving van elke bediende lopen. Digitale skills en een uitstekende kennis van office-software staan bovenaan de lijst. Maar ook een goede talenkennis, inzicht in vergadertechnieken, goede communicatieskills en leidinggevende vaardigheden scoren hoog. 

Digitale vaardigheden van de bediende

Over welke digitale vaardigheden moet een goede bediende vandaag beschikken? Er is geen officiële definitie van wat wel en niet onder deze vaardigheden valt. In het algemeen gaat om het vaardigheden die een bediende nodig heeft om op basisniveau te kunnen werken met een computer, tablet en smartphone. Met andere woorden: het gaat om digitaal vergaderen, werken met MS tools, op afstand kunnen werken, werken vanuit de cloud en – last but not least – veilig online werken. De ‘rangschikking’ van deze skills hangt af van de werkomgeving waarin een bediende aan de slag is. In een kleine kmo gelden bijvoorbeeld andere klemtonen dan in een grote multinational.

De bediende en soft skills

Digitale vaardigheden zijn belangrijk, maar soft skills zijn dit ook. Voor een bediende gelden enkele specifieke vaardigheden die bij werkgevers en externe partners erg in de smaak vallen. De ideale bediende – van medisch administratief bediende tot paralegale medewerker – werkt nauwkeurig, verwerkt zelfstandig een brede waaier van taken (is dus een rasechte multitasker!), is communicatief en taalvaardig, sociaal voelend en een teamplayer. Kortom: hij of zij is het perfecte aanspreekpunt voor collega’s, klanten en leveranciers bij vragen of problemen.

Leidinggevende capaciteiten

Een bediende is echter meer dan een administratieve duizendpoot en een vertrouwd aanspreekpunt voor collega’s en externe partners. Hij of zij moet vaak ook collega’s hiërarchisch of functioneel aansturen. En daarvoor zijn uiteraard de nodige leidinggevende vaardigheden nodig. Denk bijvoorbeeld aan empathie, goede onderhandelingsvaardigheden, probleemoplossend denken en doen én de kunst om zich snel aan te passen aan wijzigende arbeidsomstandigheden.

Een bediende moet regelmatig bijscholen

In een arbeidsmarkt die razendsnel evolueert, is het voor elke werknemer cruciaal om bij te blijven met nieuwe ontwikkelingen op vlak van tooling in organisaties. Meer dan ooit is levenslang leren superbelangrijk om onder meer digitale vaardigheden te verwerven. Bedienden die zichzelf continu bijscholen, leveren een belangrijke bijdrage aan hun eigen carrière én aan het succes van de organisatie waarin ze werkzaam zijn. Ook een opfrissing van soft skills en leidinggevende vaardigheden tilt de job van bediende een niveau hoger en maakt deze job klaar voor de toekomst.

Als organisatie kan je deze opleidingen intern organiseren, maar ook extern hebben bedienden tal van kansen om zich bij te scholen. Denk bijvoorbeeld aan het klassieke kanaal van avondscholen. Tegenwoordig is er echter ook heel veel informatie online beschikbaar (zoals LinkedIn Academy, Udemy, virtuele infosessies via sectorfederaties, webinars, …). Werkgever die hiervoor voldoende opleidingsbudget voorzien, bewijzen dat ze willen investeren in de persoonlijke ontwikkeling en groeikansen van hun medewerkers, waardoor deze langer aan boord van de organisatie blijven.

De impact van de coronapandemie op bedienden

Maar de huidige coronacrisis maakt de job van heel wat bedienden er niet eenvoudiger op, zeker niet in sectoren die het economisch moeilijk hebben. Het vergt heel wat veerkracht om om te gaan met de toegenomen jobonzekerheid, extra werkstress en het wegvallen van de sociale cohesie op de werkvloer.

De nieuwe manier van (tele)werken wordt door sommigen heel erg gesmaakt, terwijl anderen opnieuw snakken naar een informele babbel aan de koffieautomaat op het werk.

Toch zal telewerk voor bedienden een blijver worden. Daarom is het essentieel om de voordelen van deze werkvorm volop te benutten: het wegvallen van het tijdrovende woon-werkverkeer, een hogere productiviteit, een grotere autonomie en een betere werk-privébalans. Tegelijk moeten de minpunten van telewerk – onvoldoende doorstroming van interne informatie, het gebrek aan sociaal contact en het moeizame leidinggeven op afstand – kordaat aangepakt worden. Werk aan de winkel dus voor zowel directies als werknemers …

Telewerk zorgt ook voor een versnelling van de adoptie van samenwerkingstools binnen organisaties (onder andere MS Teams, Trello, Monday, …) en van tools voor online vergaderen (zoals Zoom). Medewerkers moeten hier voldoende vertrouwd mee zijn of ze onder de knie krijgen.

Blik in de toekomst: nieuwe trends

Als we onze glazen bol nog wat meer oppoetsen, dan zien we heel wat bijkomende boeiende uitdagingen op ons afkomen. De definitieve doorbraak van digitalisering is er één van. Het toenemend gebruik van digitale tools – zowel op het vlak van werk- en projectorganisatie als voor communicatie – zal het nodige aanpassingsvermogen vragen. Ook de behoefte aan professionele heroriëntatie wordt een belangrijke trend. De coronacrisis heeft heel wat werknemers aan het denken gezet over mogelijke nieuwe loopbaankansen. Het wordt voor werkgevers een stevige uitdaging om trouwe medewerkers aan boord te houden en nieuw talent aan te trekken. Want ook de war for talent is een factor om rekening mee te houden.

Last but not least zullen organisaties, bedienden en hun leidinggevenden voldoende tijd moeten (blijven) investeren in opleiding en ontwikkeling. Die investering zal zich trouwens dubbel en dik terugverdienen, omdat persoonlijke vorming een cruciale bouwsteen blijft voor werkgeluk en persoonlijke groei. Het aanleren van nieuwe skills en vaardigheden effent het pad voor interne promotiekansen. Aan interessante webinars is er trouwens geen gebrek, want de coronacrisis deed het aanbod van virtual classrooms exploderen.

Op vlak van digitale experimenten met betrekking tot samenwerken kunnen emerging metaverse projecten, zoals Mesh van Microsoft en Meta van Facebook, de toekomstige manier van werken van hybride remote teams compleet veranderen.

ASAP als ideale sparring partner

Ben je op zoek naar een professionele partner om op maat van je afdeling of bedrijf een specifiek bediendenprofiel te vinden? In de ‘dedicated’ Office-kantoren van ASAP zoeken onze gespecialiseerde consulenten samen met jou naar de perfecte match: vaste én tijdelijke talenten die niet alleen hun job tot in de puntjes beheersen, maar ook gegarandeerd bij jouw bedrijfscultuur passen..

Keuzestress voor vast personeel of uitzendmedewerkers?

Gratis checklist

Downloaden

Vind versterking voor jouw team!

Mist je team een enthousiaste werknemer die de puzzel compleet maakt? Wij ontdekken het graag tijdens een gemoedelijk gesprek bij een (virtueel) kopje koffie.

Contacteer ons

Meer blogartikels lezen