Operations Administrator Payroll

Wat ga je doen?

Ben jij op zoek naar een administratieve functie met veel afwisseling? Zet je je 100% in voor de taken en verantwoordelijkheden die je worden toevertrouwd? Is het voor jou belangrijk om kwalitatief en nauwkeurig werk te leveren binnen de gestelde deadlines? Werk je graag in een dynamisch en enthousiast team? En wil je deel uitmaken van een groot bedrijf met een familiale sfeer en sterke waarden? Dan is deze vacature zeker iets voor jou! In de rol van Operations Administrator Payroll draag je de volledige verantwoordelijkheid voor het personeelsbeheer van A tot Z. Je ondersteunt het team actief en zorgt ervoor dat de loonadministratie efficiënt en foutloos wordt uitgevoerd. Je takenpakket: Beheer van administratieve documenten en communicatie: - Voorbereiden van arbeidsovereenkomsten, addenda, interne mobiliteitsovereenkomsten en exitdocumenten (zoals C4). - Opstellen en bijwerken van loonfiches en beheren van essentiële documenten met betrekking tot de carrière van medewerkers. - Zorgen voor het up-to-date houden van medewerkersdossiers volgens de wetgeving. - Afdrukken, archiveren en verzenden van administratieve en sociale documenten. - Beheren van de interne communicatie en het verzenden van Sociale Risicoverklaringen (DRS). Onboarding en vertrek van medewerkers: - Het plannen en organiseren van de integratie van nieuwe medewerkers, inclusief checklists en welkomstnotities. - Het afhandelen van administratieve formaliteiten en het informeren van betrokken teams bij het vertrek van medewerkers. - Zorgen voor de nodige middelen en toegang voor nieuwe medewerkers en communicatie met interne stakeholders. Opvolging van afwezigheden en arbeidsongevallen: - Het invoeren en opvolgen van medische attesten en andere afwezigheidsdocumenten. - Organiseren van medische controles en het beheren van arbeidsongevallen in samenwerking met de betrokken teams. - Het bijhouden van een opvolgingssysteem voor afwezigheden en ongevallen, en het opstellen van rapporten. Loonbeheer en voordelen: - Het beheer van bestellingen voor maaltijdcheques, ecocheques en andere sociale voordelen. - Behandelen van loonbeslagen, cessies en schuldmediatie volgens wettelijke verplichtingen. - Coördineren van de loonadministratie, inclusief het controleren van documentatie aan het einde van de loonperiode en het versturen van loonfiches. - Beheer van personeelsverzekeringen, inclusief het opvolgen van inschrijvingen en wijzigingen. Operationele ondersteuning en compliance: - Het beantwoorden van vragen van medewerkers over administratieve aspecten van hun contract of loon. - Het opvolgen van telefoons en e-mails, vooral via de payroll-mailbox, om snel en accuraat informatie te verstrekken. - Het ondersteunen van administratieve en operationele teams bij inspecties en audits, door het verzamelen en voorbereiden van de vereiste documenten.