Hoe integreer je langdurig afwezige medewerkers opnieuw succesvol in je organisatie?

Eind 2022 kopte de krant De Tijd dat in vijf jaar tijd 45 procent meer Belgen al langer dan twaalf maanden niet aan het werk zijn omwille van depressie of burn-out.
Uit cijfers van de federale ziekteverzekering RIZIV blijkt dat vandaag bijna een half miljoen werknemers, zelfstandigen en werklozen meer dan een jaar niet werken of niet naar werk zoeken.

Ook verontrustend: tussen 2016 en 2020 nam het aantal langdurige arbeidsongeschikten bij loontrekkenden door burn-out en depressie toe met 38 procent. Bij zelfstandigen was dat zelfs 51 procent.

En wist je dat meer dan 1,6 miljard euro aan uitkeringen wordt uitgekeerd voor langdurige arbeidsongeschiktheid door depressie of burn-out?

Werkgevers onder druk

Het is duidelijk dat steeds meer werknemers in ons land moeite hebben met de alsmaar toenemende werkdruk. Langdurig afwezige medewerkers zijn geen geschenk voor ondernemingen. Denk bijvoorbeeld aan de toenemende druk bij medewerkers die het werk van zieke collega’s moeten opvangen, de oplopende kosten voor werkgevers en de moeizame zoektocht naar vervangers.

Fade-out als extra dreiging

Alsof een langdurige zieke het nog niet hard genoeg te verduren heeft, ligt er nog een andere dreiging op de loer: de fade-out. In dergelijk scenario verdwijnt hij of zij langzaam uit beeld bij de collega’s, wat een negatieve impact heeft op de voeling met de werkvloer.
Hoe langer een zieke collega afwezig blijft, des te moeilijker wordt het om opnieuw aan de slag te gaan. Dé remedie hiervoor is contact houden, ingebed in een solide re-integratietraject.

Van re-integratietraject naar succesvolle werkhervatting

De federale regering in ons land zette de voorbije jaren een hervorming in de steigers om langdurig zieken opnieuw aan het werk te krijgen. Want een professionele aanpak van een re-integratiestrategie rendeert, zowel voor werknemers als werkgever. Een goed begeleide re-integratie verhoogt de kans op een succesvolle werkhervatting aanzienlijk.

Sinds 2016 zijn werkgevers verplicht om langdurig zieken te begeleiden bij hun terugkeer naar de werkvloer. Een re-integratietraject is de gezamenlijke zoektocht van werkgever en werknemer naar haalbare manieren om als arbeidsongeschikte werknemer opnieuw te integreren in de onderneming. Zo'n re-integratietraject – dat bij voorkeur deel uitmaakt van een breder hr-beleid – verloopt stapsgewijs en gestructureerd.

Een traject bestaat uit de volgende vijf fases:

Helder vijfstappenplan

Opstart
De aanvraag van een re-integratietraject gebeurt schriftelijk en is altijd gericht aan de preventieadviseur-arbeidsarts. Verschillende personen kunnen het re-integratietraject in gang zetten: de werkgever, de adviserend arts van het ziekenfonds of de langdurig zieke zelf (of zijn/haar behandelende arts).
Beoordeling
De arbeidsarts onderzoekt of je werknemer in staat is om zijn werk te hervatten en legt hiervoor voorwaarden vast, met bijvoorbeeld een aangepaste werkplek of (tijdelijk) aangepast werk.
Overleg
Werkgever, werknemer, arbeidsarts en andere betrokken partijen bekijken samen hoe ze de beslissingen van de tweede fase kunnen vertalen naar de praktijk.
Re-integratieplan
Als werkgever bundel je de concrete maatregelen in een re-integratieplan, dat gebaseerd is op de re-integratiebeoordeling door de arbeidsarts. Doe je dit niet? Dan moet je die keuze motiveren in een verslag.
Uitvoering en monitoring
Als je werknemer akkoord gaat met het re-integratieplan, dan kun je hiermee aan de slag. De arbeidsarts volgt dit traject van nabij op.

Communicatie als cruciale bouwsteen

Een succesvol re-integratietraject valt of staat met de juiste communicatie op het juiste moment. Als gouden regel geldt dat je als werkgever de communicatielijnen zoveel mogelijk open houdt, van het moment van ziektemelding tot na de opvolging van de betrokken medewerker.

Denk hierbij ook aan de volgende tips:

Betrek altijd alle betrokkenen bij je re-integratiebeleid: het CPBW, de ondernemingsraad, de arbeidsgeneesheer, directie en leidinggevenden, …

Communiceer helder en tijdig met afwezige medewerkers. Wanneer iemand langdurig afwezig is, dreigt hij of zij immers mentaal af te haken. Zoals al aangegeven, helpt contact houden een dreigende fade-out te vermijden. Moedig je leidinggevenden dus aan om contact te houden tijdens de afwezigheid van je werknemer.
Denk ook aan medewerkers die het werk van zieke collega’s opvangen: motiveer hen, en hou ze betrokken bij hun werk. Dat bevordert hun productiviteit en efficiëntie en versterkt het groepsgevoel.
Hou langdurig zieke werknemers op de hoogte over de mogelijkheid om vrijblijvend de werkplek te bezoeken voordat het werk hervat wordt. Zo verlaag je de drempel voor een snelle terugkeer.

Dat die inspanningen succesvol kunnen zijn, bewijzen recente cijfers van de overheid. Sinds 2018 groeide de groep arbeidsongeschikten jaarlijks met 5 procent. In 2021 is die toename geslonken tot 3 procent.

Natuurlijk is voorkomen nog altijd beter dan genezen. Lees daarom onderstaand Asap artikel over het verkomen van een burn-out.

Artikel: Aandachtspunten om een burn-out te vermijden