Hoe communiceer je transparant met jouw collega’s in crisistijden?

Ontdek handige praktijktips

De afgelopen jaren deed heel wat bedrijven en organisaties op hun grondvesten daveren. Kelderende omzet- en margecijfers, technisch werkloze werknemers, verplicht telewerk, nieuwe digitale werkvormen, … Geen wonder dat al deze wijzigingen heel wat onrust veroorzaakten en vragen opriepen bij medewerkers. Ze kijken naar hr-collega’s voor een duidelijk antwoord op hun vragen. Hoe pak je dergelijke crisiscommunicatie efficiënt aan?

Het belang van heldere interne communicatie

In crisistijden is het essentieel om als organisatie transparant en zorgvuldig te communiceren naar het personeel. Doe je dat niet, dan kan dit op de werkvloer tot heel wat verwarring en wantrouwen leiden. Zeker in de huidige context van thuiswerk, digitale (lees: formele) communicatie en leiding geven vanop afstand loeren een gebrek aan betrokkenheid en lagere productiviteit om de hoek.
Hoe bereik jij als hr-medewerker je collega’s optimaal?

Transparant communiceren, met ruimte voor vragen

Wat is de impact van een crisis op ons bedrijf?
Dreigt mijn job te verdwijnen door de tegenvallende omzetcijfers?
Moet ik nu wel of niet thuiswerken?

Het zijn personeelsvragen die een kordate en correcte reactie vereisen. Communiceer dus transparant met collega’s, ook als de boodschap minder positief is. Kun je als hr-medewerker niet meteen antwoorden op een vraag? Laat je collega weten dat je zo snel mogelijk de gevraagde informatie verzamelt bij de directie. Sta open voor vragen en kritische opmerkingen. Hierdoor geef je het signaal dat je de bekommernissen van het personeel ernstig neemt.

De kracht van herhaling

Korte communicatielijnen zorgen ervoor dat er geen ‘ruis’ ontstaat en dat informatie eenduidig tot bij de ontvanger raakt. Tegelijk bevelen communicatiespecialisten aan om tijdens crisisperiodes te blijven communiceren, omwille van de kracht van herhaling. Zeker bij complexe boodschappen zorgt herhaling ervoor dat de essentie van de boodschap beter doordringt en blijft hangen bij werknemers.

Feedback als voedingsbodem voor nieuwe ideeën

Een bedrijf dat tijdens crisisperiodes het geven van (permanente) feedback op beslissingen aanmoedigt, heeft een streepje voor op directe concurrenten. Een gezond intern feedbackproces is immers niet alleen een goede voedingsbodem voor efficiëntere bedrijfsprocessen en creatieve ideeën om een crisis aan te pakken, maar verhoogt ook de betrokkenheid en motivatie van medewerkers. Het creëren van een communicatieflow in twee richtingen (zowel top-down als bottom-up) zorgt daarnaast ook voor een groter draagvlak binnen de organisatie. Vanuit Asap kunnen we je trouwens heel wat interessante tips geven over hoe je een correcte permanente feedbackcultuur organiseert.

Communiceer persoonlijk, ook in tijden van telewerk

(Verplicht) telewerk in vele bedrijven en organisaties hoeft geen rem te zetten op persoonlijke communicatie, integendeel. Vandaag is het des te belangrijker om – zeker bij minder goed nieuws – met de nodige empathie en warmte te communiceren. Ga bij individuele gesprekken maximaal voor telefonische contacten of videocall. Zo hoor en zie je meteen hoe een collega op jouw boodschap reageert, waardoor je jouw communicatie hierop kunt afstemmen. Bij berichten voor meerdere collega’s is het belangrijk dat je menselijk, begripvol en persoonlijk communiceert. Dat geldt zowel voor e-mails als voor videocalls – die vaak een uitdaging zijn omwille van het groot aantal personen voor het laptopscherm. Vermijd juridisch/technisch jargon en wollig taalgebruik.

Stel een Q&A op

In crisisperiodes kun je binnen de hr-afdeling heel wat interne vragen opvangen door een Q&A (vraag & antwoord) op te stellen. Als je dit overzicht op intranet publiceert en vervolgens intern via mail promoot, dan levert dit een dubbel voordeel op: collega’s vinden vlot een antwoord op veelgestelde vragen en tegelijk haal je behoorlijk wat druk van de ketel bij jezelf en je hr-collega’s die het al zwaar te verduren hebben.

Hulp nodig?

Wil je graag extra advies over hoe je dit actiepunt correct en efficiënt aanpakt? Bij Asap staan we steeds voor je klaar met deskundig advies en handige praktijktips.

Neem contact op!