8 compétences dont un employé administratif doit posseder.

Le terme « employé administratif » est en fait un terme collectif qui renvoie  à des fonctions très variées. Un assistant de direction a un ensemble de tâches à accomplir complètement différentes de celles d'un réceptionniste. Et quelqu'un qui travaille dans le service à la clientèle opère dans un monde totalement différent de celui d'un planificateur. Cependant, ces fonctions administratives requièrent un certain nombre de compétences communes. Nous sommes heureux de vous les partager. Afin que vous puissiez les parfaire pour votre (futur) poste administratif !

Quelles compétences techniques (savoir-faire) possédez-vous en tant qu’employé administratif ?

Les compétences techniques sont mesurables. Ce sont des compétences que vous développez dans le cadre d'une formation , mais qui peuvent tout aussi bien s’acquérir et faire partie de votre ensemble de compétentes personnelles par le biais de votre passe-temps ou en lisant des livres spécifiques.

1. Connaissances informatiques

En tant qu'employé administratif, vous travaillez presque toute la journée sur un ordinateur. Il est donc indispensable de posséder une solide connaissance de base des programmes Microsoft Office les plus courants (Outlook, Word, Excel, Teams et SharePoint). Vous apprenez souvent les programmes de comptabilité plus spécifiques sur le tas. Mais ici aussi, meilleures seront vos compétences en informatique et plus vite vous maîtriserez de nouveaux logiciels.

2. Connaissances linguistiques

Une bonne connaissance du néerlandais est fondamentale pour tout employé administratif. Écrire sans fautes est un must absolu. Les e-mails que vous envoyez aux collaborateurs, aux clients ou aux fournisseurs sont la carte de visite de l'entreprise. Et une faute de conjugaison peut nuire à votre image professionnelle. Quel dommage !

La connaissance d’autres langues telles que l'anglais et le néerlandais est toujours un plus, même si l’offre d’emploi ne le précise pas explicitement. En effet, il y a de fortes chances que vous rencontriez des clients ou des collaborateurs de langue étrangère. De cette façon, vous avez un avantage sur les autres et vous ne restez pas coincé sans pouvoir répondre. Assurez-vous d'indiquer votre niveau de connaissance pour chaque langue que vous mentionnez sur votre CV. Nous utilisons uniformément le cadre européen commun de référence pour les langues, avec des subdivisions en A, B et C. Vous ne savez pas quel est votre niveau de maîtrise d’une langue en particulier ? Découvrez-le ici.

3. Comptabilité

Avez-vous acquis suffisamment de connaissances en comptabilité lors de votre parcours de formation ? Assurez-vous de le mentionner dans votre candidature et chez votre employeur. De cette façon, votre supérieur hiérarchique sait déjà que vous maîtrisez les chiffres et il est possible que votre éventail de tâches soit élargi et comprenne la préparation de devis ou de factures.

4. Diplôme

Pour la plupart des postes administratifs, un diplôme d'études secondaires suffit. Une spécialisation plus particulière, telle que le secrétariat dans l'enseignement secondaire ou un baccalauréat en secrétariat ou en gestion logistique joue bien sûr toujours à votre avantage, mais votre expérience ou un CV solide peuvent également s’avérer suffisants. Par conséquent, ne vous découragez pas trop vite !

Et qu'en est-il de vos compétences générales (savoir-être) en tant qu’employé administratif ?

Les « soft skills » concernent qui vous êtes, en tant que personne, et comment vous interagissez avec les autres. Ces compétences sont plus difficiles à mesurer. Vous pouvez développer davantage vos compétences générales en suivant des formations ou des itinéraires de coaching.

5. Communicatif

Bien communiquer est important dans tous les secteurs, mais c’est crucial pour tout employé administratif. Nous ne visons pas seulement ici le besoin d'une communication claire et sans fautes, mais la façon dont vous communiquez à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise est également très importante. En tant que collaborateur à l’accueil, par exemple, vous êtes souvent le premier point de contact pour les clients et les fournisseurs. Mais de temps en temps il peut être également important de ne pas communiquer. Lorsque, en tant qu'assistant de direction, vous filtrez les messages de la direction vers le reste de l'organisation, la discrétion est parfois cruciale.

Donner du feed-back – de manière respectueuse – et oser demander du feed-back est également très apprécié. Cela montre que vous êtes ouvert et disposé à vous améliorer.

6. Flexibilité / résistance au stress

Parfois, les journées au bureau sont agitées. Vous travaillez sur plusieurs choses en même temps, un appel téléphonique urgent arrive et votre supérieur hiérarchique vous demande de le voir un moment. Si vous parvenez à adopter une attitude flexible dans votre rôle d'employé administratif et à garder la tête froide, vous réussirez rapidement à gérer toute cette agitation. 

7. Créativité

Les employeurs apprécient quelqu'un qui sort des sentiers battus. Si vous êtes en mesure de trouver des solutions originales aux problèmes, vous êtes quelqu'un qui est capable de réfléchir. Par exemple, vous concevez un nouveau système pour permettre au courrier d'atteindre chaque département plus efficacement. Ou vous créez un fichier pratique pour garder trace de tous les anniversaires du personnel. De cette manière, vous donnez une direction administrative à l'entreprise.

8. Amabilité

Et - last but not least - un sourire peut faire des merveilles. Tant vos clients et fournisseurs que vos collègues apprécieront votre bonne humeur. Un client entend lorsque vous souriez au téléphone. Et... c’est communicatif ! Un sourire donne immédiatement le ton.

3 conseils pour marquer des points supplémentaires lorsque vous postulez

Vous cochez plusieurs compétences ? Dans ce cas, un emploi de collaborateur administratif pourrait vous convenir. Pour vous assurer un bon démarrage, nous vous proposons 3 conseils supplémentaires :

Voilà. Vous avez pris quelques notes ?

Dans ce cas, vous êtes fin prêt . Il est temps de prendre le taureau par les cornes !

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