Réunions de direction, déjeuners de travail, concertations professionnelles… Les réunions sont bien ancrées dans la culture belge ! Est-ce également le cas sur votre lieu de travail ? Si oui, parcourez nos trucs et astuces pour des réunions plus rapides, mais surtout plus efficaces.
1. Droit au but
Les réunions prennent du temps, coûtent de l’argent, mais atteignent rarement le résultat escompté. En dépit des réticences de tout le monde, nous persistons à organiser des séances interminables. Pourtant, nous avons tout intérêt à aller droit au but. Se réunir moins apporte plus de résultats. Demandez régulièrement d’interrompre la réunion. Rendez-vous aux toilettes ou allez chercher un café. Une petite pause bienfaisante augmente la concentration et accélère le rythme. Et pourquoi ne pas remplacer certaines réunions par des concertations au moyen d’autres canaux de communication, comme la téléconférence ? Ne perdez pas de vue que certaines décisions peuvent également être prises par e-mail.
2. Entendre, voir, et… écouter
En Belgique, environ un quart du temps de travail est passé en réunions. Imaginez combien cela représente en euros ! Mieux vaut donc éviter les réunions interminables (par ici, les économies !). Commencez par vous autoévaluer. Soyez sévère, mais juste : votre intervention est-elle réellement nécessaire ? Pouvez-vous donner votre avis de manière plus concise ? Votre point de vue est-il constructif ? Apportez-vous une réelle valeur ajoutée à la réunion ? Ne vous perdez-vous pas en répétitions ? Êtes-vous suffisamment à l’écoute des autres participants ?
3. Et pourquoi pas debout ?
Le conseil suprême pour des réunions efficaces ? Levez-vous. Vous serez surpris de voir à quelle vitesse la réunion sera terminée (jusqu’à 34 % plus vite, selon certaines études). Rester debout est, en outre, bien meilleur pour la santé que rester assis. Faites donc d’une pierre deux coups : vous écourterez la réunion, tout en allongeant votre espérance de vie. Cette nouvelle tendance commence à gagner le monde professionnel, mais peut-être devez-vous encore la présenter sous un jour favorable pour la faire accepter au sein de votre entreprise. Abordez « brièvement » l’idée au cours de la prochaine réunion.
4. Gardez le contrôle
Vous organisez une réunion ? Veillez alors à bien la préparer et à respecter un horaire strict. Établissez préalablement un ordre du jour par écrit. Déterminez les objectifs et choisissez les participants en fonction. Limitez le nombre de personnes présentes afin d’éviter des débats qui s’éternisent. Rédiger un rapport complet. Les absents seront ainsi tenus au courant et vous disposerez d’une base solide pour la prochaine réunion. Enfin : clôturez la réunion sur une note positive.
Les réunions ciblées et efficaces ne sont pas une perte de temps en soi. Elles font d’ailleurs partie intégrante de la vie professionnelle.
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