Le bras droit de la direction ou des managers. Vous gérez les agendas, planifiez les réunions, rédigez les procès-verbaux et veillez à ce que la communication interne et externe se déroule sans accroc. Vous travaillez souvent dans plusieurs langues et êtes le premier point de contact pour les clients ou les partenaires. Vous êtes donc à la fois organisateur, planificateur et personne de confiance.
Les chiffres, c’est votre truc. Vous assurez le traitement correct des factures, des paiements et des comptes débiteurs et créditeurs. Vous tenez également à jour les relevés bancaires, les documents comptables et les budgets. Vous travaillez souvent en étroite collaboration avec le service comptable ou le responsable financier.
Vous soutenez l’équipe de vente. Vous établissez des offres, gérez les dossiers clients, assurez le suivi des commandes et des livraisons et discutez avec les clients. Parfois, vous participez également à l’organisation de foires commerciales, de réunions de vente ou de promotions. Vous êtes le moteur administratif derrière le succès commercial.
Vous vous occupez des documents et des contrats des salariés. Pensez aux dossiers du personnel, à l’administration des salaires, à l’enregistrement des congés et à la rédaction des contrats. La connaissance de la législation sociale et le traitement correct des données confidentielles sont essentiels.
Vous assistez les avocats ou le service juridique d’une entreprise. Cela signifie : rédiger des contrats, gérer des documents juridiques, préparer et archiver des dossiers. La rigueur et la discrétion sont primordiales ici.
Vous travaillez dans des hôpitaux, des maisons de repos ou des cabinets médicaux. Vous traitez les données des patients, gérez les rendez-vous et assurez l’administration des examens médicaux et des résultats. Une connaissance de base de la terminologie médicale est souvent requise.
Vous êtes le lien entre l’administration et l’entrepôt. Vous assurez le suivi des commandes, du transport et de la gestion des stocks et veillez à ce que tout soit correctement enregistré dans les systèmes. Sans votre vue d’ensemble, les livraisons et les plannings peuvent rapidement tourner de travers.
Vous assistez les ingénieurs ou les équipes techniques. Vous traitez les rapports techniques, tenez les données relatives à la qualité à jour et planifiez la maintenance ou des projets. Parfois, vous travaillez même sur le chantier pour vous occuper de l’administration et de la coordination sur place.
Quelles études doit avoir suivies un collaborateur administratif ?
Pour la plupart des postes de collaborateur administratif, un diplôme d’études secondaires suffit. Néanmoins, il existe des formations qui augmentent vos chances et stimulent votre carrière dans l’administration.
En Belgique, plusieurs formations correspondent parfaitement à ce métier, comme :
Administration de bureau et gestion des données
Secrétariat-langues
Commerce
Graduat en soutien administratif ou gestion administrative
Bachelier en gestion de la communication ou linguistique appliquée (pour les rôles spécialisés)
Pas de diplôme ? Aucun souci. De nombreux employeurs attachent plus d’importance à votre rigueur, vos compétences numériques et votre motivation qu’à votre diplôme. Une expérience professionnelle pertinente ou un stage peuvent donc parfaitement suffire.
Vous souhaitez améliorer vos compétences ou changer de carrière ?
Le FOREM propose des formations administratives de courte durée ainsi que des formations à temps plein, allant des logiciels bureautiques à la gestion d’un secrétariat.
Syntra dispense des cours pratiques en administration, comptabilité et gestion administrative.
Cefora organise des formations sur les outils numériques, le travail orienté client et les processus administratifs.
Les hautes écoles proposent des bacheliers, tels que la gestion administrative ou des RH, qui vous offrent des possibilités de promotion supplémentaires.
Avec la bonne formation ou formation continue, combinée à votre sens de l’organisation et à votre approche orientée client, vous augmentez considérablement vos chances de réussir votre carrière en tant que collaborateur administratif.
Envie de travailler ?
Chez Asap, vous trouverez des offres d’emploi de collaborateur administratif dans toute la Belgique, de junior à senior, dans toutes sortes de secteurs. Prêt pour la prochaine étape ?
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