Règles du congé éducation : que devez-vous savoir ?

Le congé éducation payé est ouvert aux collaborateurs d’entreprises du secteur privé, tout comme à ceux d’entreprises publiques autonomes (Proximus, SNCB, Bpost, Belgocontrol). Même les collaborateurs intérimaires peuvent y prétendre. Ils ont droit au congé éducation payé pour suivre des formations générales et professionnelles agréées par les pouvoirs publics. On opère donc une distinction entre deux types de formations agréées : les formations générales et les formations professionnelles. Une corrélation entre emploi et formation n’est donc pas nécessaire. La formation doit en revanche être dispensée à hauteur de 32 heures de cours par an.

Un travailleur à temps plein peut prendre un congé éducation payé à hauteur des heures de cours effectivement suivies, avec cependant un maximum annuel comme mentionné dans le tableau ci-dessous.

En cas de chevauchement partiel entre les cours et l’horaire de travail normal, les valeurs maximales de la colonne de droite sont également d’application.

Les travailleurs à temps partiel ont eux aussi le droit de s’absenter pendant les heures habituelles de travail pour assister à une formation reconnue. Les limites maximales ci-dessous, calculées au prorata de leurs prestations à temps partiel, leur sont cependant imposées.

Votre travailleur doit prendre son congé éducation payé au cours de la période pendant laquelle il suit sa formation. Si le travailleur doit représenter des examens en seconde session, cette période est prolongée jusqu’à la fin de cette session. Si le travailleur présente son examen devant le jury central, le congé devra être pris entre le moment d’inscription à la session d’examen et l’examen en tant que tel. Bon à savoir : les dates de début et de fin figurent toujours sur les attestations d’inscription et certificats de présence.

Pendant le congé éducation payé, le travailleur a le droit au maintien de sa rémunération, avec une limite maximale fixée à 3.047 euros. Attention, cette limitation ne constitue en rien une obligation. En tant qu’employeur, vous êtes libre de continuer à verser le salaire habituel.

L’employeur reçoit un remboursement forfaitaire pour chaque heure de congé éducation payé approuvée. Le montant de ce remboursement reste le même pour les trois régions, max. 21,30 euros/heure de congé éducation payé

Il est nécessaire d'introduire la demande de remboursement auprès de la région dans laquelle est sise votre entreprise. Que faire si vous avez des implantations dans plusieurs régions ? Adressez-vous à chaque région au sein desquelles vos travailleurs ont pris un congé éducation payé. Vous trouverez les coordonnées en fin d’article.

Introduisez simultanément les demandes pour tous les collaborateurs qui ont pris un congé éducation payé au cours de l’année scolaire révolue. Pour ce faire, vous devez compléter deux documents :

• une déclaration de créance indiquant le montant du remboursement pour chaque travailleur ;

• une fiche individuelle mentionnant les périodes de congé accordées à chaque travailleur.

Joignez-y éventuellement les documents suivants :

• pour les travailleurs à temps partiel avec un horaire variable : une copie du contrat de travail ;

• pour les travailleurs qui suivent une formation d’éducation de base ou une formation en vue de l’obtention d’un premier diplôme d’enseignement secondaire supérieur : une déclaration sur l’honneur mentionnant que le travailleur concerné n’est toujours pas titulaire d’un diplôme d’enseignement secondaire supérieur ;

• déclaration du diplôme le plus élevé ;

• pour les travailleurs à moins de 4/5 avec un horaire fixe, ou dans le cas de l’utilisation des valeurs maximales augmentées en cas de chevauchement des cours et du temps de travail : la preuve de ce chevauchement.

Vous ne pouvez introduire une demande de remboursement qu’à la fin de l’année scolaire. Cela s’applique à toutes les régions. Attention toutefois : la date limite d’introduction de la demande diffère sensiblement. Respectez strictement les dates butoirs imposées. Si vous introduisez votre demande passé cette date, le remboursement ne vous sera pas accordé !

Région flamande
À compter de l’année scolaire 2018-2019, vous devrez introduire votre demande de remboursement au plus tard le 31 décembre 2018.

Région wallonne

Les demandes de remboursement doivent être envoyées au Forem pour le 31 mars en fonction de l’année scolaire concernée. Par exemple, pour l’année scolaire 2020-2021, la demande de remboursement doit être envoyée au plus tard le 31/03/2022.

Région de Bruxelles-Capitale
Toute demande relative à l'année scolaire 2022-2023 doit être introduite au plus tôt le 1er septembre 2022 et au plus tard le 31 janvier 2023. 

Que se passe-t-il si plusieurs (ou un grand nombre de) travailleurs souhaitent prendre leur congé éducation payé au même moment ? Mieux vaut établir un planning si vous ne souhaitez pas bouleverser toute votre organisation interne. Établissez-le soit par le biais du conseil d’entreprise ou en concertation directe avec les travailleurs, en fonction de la taille de votre entreprise. Notez que les règles suivantes sont d’application.

(*) La notion « même fonction » doit être définie par le conseil d’entreprise ou, en cas de non-existence de celui-ci, par la commission paritaire compétente.

Attestation d’inscription régulière 
Si la formation est organisée en fonction de l’année scolaire, le travailleur remet l’attestation au plus tard le 31 octobre de l’année scolaire concernée. Si ce travailleur s’inscrit après le 31 octobre, s’il change d’employeur au cours de cette même année scolaire ou si la formation n’est pas organisée en fonction de l’année scolaire, le travailleur dispose de maximum 14 jours après son inscription ou changement d’employeur pour remettre l’attestation.  

Attestation d’assiduité
Cette attestation mentionne le nombre d’heures de présence à la formation. C’est sur la base de celle-ci qu’est déterminée la durée effective du congé éducation payé. Si la formation dure une année scolaire, l’organisme de formation remet une attestation par trimestre. Si la formation dure plus de trois mois, elle la remet tous les trois mois. Dans le cas d’une formation de trois mois ou moins, l’attestation est remise en fin de formation.

Attention : si vous n’avez toujours pas reçu l’attestation pour le trimestre passé, vous pouvez refuser le droit au congé éducation payé pour le trimestre à venir.

Certificat de seconde session d’examens
Ce certificat est remis lorsque le travailleur ne réussit pas en première session et lorsqu’il souhaite prendre son éventuel congé éducation payé résiduel au cours de la période entre la première et la seconde session.

Certificat de présentation d’examen devant un jury central
Votre travailleur présente-t-il ses examens devant un jury central ? Il doit dans ce cas remettre ce certificat dans les trente jours suivant l’inscription à cet examen. 

Le travailleur bénéficie d’une protection contre le licenciement. Quand vous licenciez un travailleur, à moins que ce ne soit pour motif grave ou pour un motif « dont la nature et l’origine sont étrangères au congé éducation payé », vous lui devrez donc une indemnité équivalente à trois mois de salaire. Vous avez donc le droit de licencier un travailleur, mais si ce licenciement ne résulte pas d’un motif grave ou d’un motif étranger au congé éducation payé, vous devrez lui verser une indemnité.

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