Home / Privacy Policy - Uitzendkrachten

Hoe verwerkt ASAP de gegevens van haar uitzendkrachten

Waarom dit document?

ASAP vindt jouw privacy zeer belangrijk. “Vanuit de waarden die wij als ASAP uitdragen, vinden wij het essentieel om voor onze werknemers en uitzendkrachten een betrouwbare omgeving te creëren waarbij hun persoonsgegevens op een ethische en respectvolle wijze worden beschermd”.

Je hebt het recht om te weten op welke manier wij jouw privacy als werknemer of medewerker beschermen.

We hebben getracht zo duidelijk mogelijke taal te gebruiken. Op het einde van dit document vind je een lijst waarin een aantal belangrijke begrippen worden uitgelegd.

Volgende vragen worden in dit document beantwoord:

 

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

De verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is ASAP.BE, Zuiderring 11, 3600 Genk. De verwerking van persoonsgegevens gebeurt volgens de voorschriften van de Belgische privacywetgeving en de AVG dd. 27/04/2016 (Algemene Verordening Gegevensbescherming, beter gekend onder de naam GDPR).

ASAP heeft een DPO aangesteld die als contactpersoon zal optreden met betrekking tot alle aangelegenheden die verband houden met de verwerking van persoonsgegevens en de uitoefening van je rechten.

Indien je vragen hebt met betrekking tot deze privacy policy kan je contact opnemen met privacy@asap.be.

 

Welke persoonsgegevens verwerken wij van jou, met welk doel, Van wie ontvangen wij deze gegevens, waarom zijn zij noodzakelijk en hoelang bewaren we deze?

Welke persoonsgegevens?

Doel en waarom nodig?

Bron

Bewaartermijn Wettelijke grondslag

Identificatiegegevens, persoonlijke kenmerken

Noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst:

- om jou te identificeren;

- om jou te contacteren;

- om jou in te schrijven;

- voor de registratie van de prestaties met het oog op facturatie;

Jijzelf en/of de klant die jou tewerkstelt.

Zolang jouw professionele carrière loopt om een goede opvolging mogelijk te maken, tot je onze samenwerking stopt of tot je het recht op wissing inroept. (*).

Wij beroepen ons op een gerechtvaar-digd belang.

Identificatiegegevens, opleiding en vorming, trainingen, beroep en betrekking, vrijetijdsbesteding en interesses 

Deze gegevens zijn noodzakelijk om jou te matchen en op te volgen, zoals onze overeenkomst voorziet.

Jijzelf en/of de klant die jou tewerkstelt, andere diensten en nevenorganisa-ties van ASAP waar je een training of opleiding volgde.

Idem.

Wij beroepen ons op uitvoering van het contract.

Rijkregisternummer/ identificatienummer sociale zekerheid

Deze gegevens hebben we nodige om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen als werkgever, zoals de aangifte in Dimona.

Idem.

Idem.

Wij beroepen ons op een wettelijke verplichting.

Identificatiegegevens en extra gegevens die jij ons bezorgt in het kader van een klacht

Mogelijks noodzakelijk om klachten te beheren inzake relationele incidenten (met klanten, medewerkers, …), zoals wettelijk voorgeschreven.

De gegevens die jij ons in dit kader bezorgt, worden alleen gebruikt met jouw toestemming. (**)

Jijzelf en/of de persoon die een klacht neerlegt.

Tot 5 jaar na de laatste werkdag.

Wij beroepen ons op een gerechtvaar-digd belang.

Gegevens betreffende gezondheid (bv. allergieën in het kader van een specifiek jobaanbod)

Deze gegevens worden door ons alleen verwerkt mits jouw toestemming.

Jijzelf.

Tot je jouw toestemming intrekt.

Financiële bijzonderheden, samenstelling gezin

Deze gegevens zijn nodig om onze financiële verplichtingen van onze overeenkomst uit te voeren.

Jijzelf of de klant die jou tewerkstelt.

Wettelijke bepaalde periode voor het bijhouden van salarisgegevens tot 5 jaar na jouw laatste werkdag.

Wij beroepen ons op een wettelijke verplichting

Identificatiegegevens

ASAP maakt gebruik van Mailchimp om een nieuwsbrief te sturen. Dit gebeurt met jouw toestemming.  Je kan je steeds afmelden via de knop ‘uitschrijven’, je zal dan geen mailings meer ontvangen.

De gegevens worden verzameld om jouw aanmelding op een later tijdstip terug te kunnen traceren en te bewijzen.

Mailchimp,

Zolang jouw professionele carrière loopt om een goede opvolging mogelijk te maken, tot je onze samenwerking stopt of tot je het recht op wissing inroept. (*).

Wij beroepen ons op een gerechtvaar-digd belang.

(*) Let op: de wettelijk verplichte bewaartermijn waartoe wij minimum gehouden zijn, is 5 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst voor documenten i.v.m. loonberekening en 7 jaar voor boekhoudkundige gegevens. In geval van geschillenbeheer, worden de gegevens minstens 5 jaar bewaard na de laatste werkdag of zolang de klacht nog in behandeling is.

(**) Gegevens die je ons in dit kader bezorgt, worden uiterst vertrouwelijk behandeld en zijn in beheer bij de vertrouwenspersoon of de preventieadviseur.

 

Wat zijn jouw rechten?

Als je gegevens met ons deelt, heb je als werknemer/betrokkene een aantal rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Deze worden hieronder beschreven.

Wij willen er wel op wijzen dat deze rechten geen absolute rechten zijn. Dit wil zeggen dat de vraag tot uitvoering beperkt kan worden omdat de rechten en vrijheden van andere betrokkenen niet mogen worden gecompromitteerd of omdat er wettelijke verplichtingen aan ons opgelegd.

Recht

Omschrijving

Recht op informatie

Dit recht wordt beschreven in dit document

Recht op toegang

Je kan steeds aan privacy@asap.be een verzoek richten om al de door ons opgeslagen gegeven in te kijken of hier een uitdruk van te verkrijgen in een leesbaar formaat. Wanneer je deze informatie opvraagt zal naam organisatie deze voorzien van alle noodzakelijke informatie zoals: de verwerkingen, de bewaartermijn, de wettelijke basis voor verwerking en de ontvangers. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou om een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en rijksregisternummer) Dit ter bescherming van uw privacy.

Deze informatie zal jou binnen de maand worden toegestuurd of binnen de maand zal je uitgenodigd worden om deze informatie te consulteren in de kantoren van naam organisatie

Recht op rechtzetting

Je hebt het recht om elk persoonsgegeven dat wij van jou verwerken te laten aanpassen wanneer je weet of vermoed dat dit niet correct is. Wij zullen dit zo snel mogelijk aanpassen.

Recht op verwijdering

Wanneer je niet meer wenst dat wij jouw persoonlijke gegevens verwerken, kan je door middel van e-mail naar privacy@asap.be aanvragen om deze gegevens te verwijderen uit onze de bestanden/databases.

Dit recht is echter geen absoluut recht en je dient er rekening mee te houden dat andere wetgeving dit recht kan beperken. Je kan bijvoorbeeld geen verwijdering vragen van gegevens waarop een wettelijke bewaartermijn werd vastgelegd en deze bewaartermijn nog niet werd bereikt. Verder kan je geen verwijdering vragen van gegevens waar wij een bewaartermijn hebben gedefinieerd zolang deze bewaartermijn niet werd bereikt.

Alle persoonlijke gegevens die wij van jou verwerken op basis van ‘toestemming’ kan je echter onmiddellijk laten verwijderen wanneer je de toestemming intrekt. Dit kan op eenvoudig verzoek door middel van een e-mail naar privacy@asap.be

Wij hebben echter een ‘gerechtvaardigd belang’ om geen enkel gegeven te verwijderen wanneer er geschillen lopen bv. een rechtszaak of andere discussie loopt die wettelijke gevolgen kan hebben. Dit betekent dat zolang dergelijke activiteiten lopen, wij geen gegevens kunnen verwijderen.

Recht op de beperking van een verwerking

Wanneer je het niet eens bent met één of meer van de verwerkingen die wij met jouw gegevens uitvoeren, kan je hier een beperking op inroepen. Dit kan gebeuren bij eenvoudige vraag per e-mail naar privacy@asap.be

Wij gaan jouw gegevens, binnen deze specifieke verwerking, dan niet langer verwerken tot alles uitgeklaard is.

Recht op bezwaar

Je hebt te allen tijde het recht om vanwege met jouw specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis een gerechtvaardigd belang, met inbegrip van profilering. ASAP staakt de verwerking van de persoonsgegevens tenzij we dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Je hebt ook het recht om, in geval jouw persoonsgegevens verwerkt worden ten behoeve van direct marketing, bezwaar te maken tegen de verwerking, met inbegrip van profilering die betrekking heeft op direct marketing.

Recht op overdracht van jouw gegevens naar een vergelijkbare

Wanneer je wenst naar een vergelijkbare organisatie over te stappen, kan je ons vragen (via privacy@asap.be) om de door jou aangebrachte gegevens in een digitaal formaat aan te leveren.

Recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Autoriteit

Wanneer je vermoed of denkt te weten dat wij onzorgvuldig met jouw persoonlijke gegevens omgaat of de hierboven beschreven rechten niet respecteert, dan kan je hierover een klacht indienen bij de bevoegde Belgische Autoriteit op het volgende adres: Gegevensbeschermingsautoriteit, klachtendienst, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

 

Wie heeft toegang tot jouw persoonsgegevens en worden jouw persoonsgegevens internationaal doorgegeven?

Intern

Binnen ASAP hebben alleen de daartoe gemachtigde personeelsleden en de personen die ASAP aanwijst, toegang tot jouw persoonsgegevens. Dit zijn alleen die personen die voor de correcte uitvoering van hun functie of voor de behoeften van de dienst, toegang nodig hebben.

Extern

Aan verwerkers die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken:

Voor bepaalde verwerkingen doen wij een beroep op andere partijen.  De loonberekening gebeurt bijvoorbeeld door een sociaal secretariaat. We hebben met deze partijen een verwerkersovereenkomst afgesloten om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens ook door hen op een veilige en op vertrouwelijke wijze worden verwerkt. De verwerkersovereenkomst garandeert passende technologische en organisatorische beschermingsmaatregelen. Jouw persoonsgegevens zijn bij hen bijgevolg in goede handen.

Verwerkers

Waarom doen wij dit?

Rechtsgrond

Loonsecretariaat

Om de lonen te berekenen zodat ze kunnen worden uitbetaald

Wettelijke verplichting

Support en maintenance

We hebben een veelvoud aan applicaties en systemen waarop een support- en maintenance contract van toepassing is. Wanneer deze verwerkers support geven, bestaat de kans dat zij in aanraking komen met persoonlijke gegevens. Bv. logfiles.

Gerechtvaardigd belang

 

Aan andere organisaties die in eigen persoon verantwoordelijk zijn voor de verwerking van persoonsgegevens:

Ontvangers

Waarom doen wij dit?

Rechtsgrond

Klanten van ASAP

Alleen de basisgegevens, zoals naam en voornaam, adres en rijksregisternummer, nodig voor het afsluiten van een contract en om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen, worden doorgegevens aan onze klanten. Andere gegevens zoals privé é-mail, GSM-nummer, worden alleen doorgegeven met jouw toestemming.

Contract

Wettelijke verplichting

Toestemming

Verzekeringsmaatschappijen

Omdat onze werknemers gerechtigd zijn op een verzekering inzake arbeidsongevallen

Wettelijk verplichting

Overheidsdiensten

Voor een veelvoud van redenen vraagt de overheid persoonsgegevens van onze werknemers op

Wettelijke verplichting

Banken

Onze bank voert de betalingen van de lonen uit en hiervoor heeft zij de nodige persoonsgegevens nodig

Wettelijke verplichting

Auditors

Jaarlijks dienen wij een financiële audit te laten uitvoeren. Binnen deze audit kunnen vragen gesteld worden over uitbetaling aan onze medewerkers. Wij stellen deze informatie dan verplicht ter beschikking.

Wettelijke verplichting

Andere bedrijven binnen de ASAP groep

In bepaalde gevallen kan ASAP er voor kiezen om jouw gegevens door te geven aan een andere organisatie binnen de ASAP groep. Dit kan gebeuren indien deze organisatie een opdracht krijgt waar jouw profiel gezocht wordt.

Gerechtvaardigd belang

Buiten de in dit privacy beleid beschreven situaties zullen jouw persoonsgegevens niet aan derden worden overgemaakt zonder uw voorafgaande toestemming. Dus alleen als we daar wettelijk toe verplicht zijn of indien dit in onze overeenkomst werd afgesproken worden jouw persoonsgegevens doorgegeven aan derden. In geen geval zullen zij worden verkocht, verhuurd of ter beschikking gesteld aan derden zonder uw voorafgaande toestemming.

Internationaal

Een aantal van onze partners (verwerkers, verwerkingsverantwoordelijken) verwerken of kunnen persoonlijke gegevens van onze medewerkers internationaal (binnen de EU/EEA) verwerken. Dit kan bv. bij het gebruik van cloud platformen het geval zijn.

Indien jouw persoonsgegevens door ons of onze verwerkers zouden worden doorgegeven aan partners in landen buiten de EER, dan zal dit alleen gebeuren indien deze landen voorkomen op de witte lijst van de Europese Commissie. Dit houdt in dat ze de nodige garanties geven met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens.

Indien een land of internationale organisatie niet op deze lijst voorkomt dan zullen wij ervoor zorgen dat de passende waarborgen geboden worden met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens zoals voorgeschreven door de GDPR. Deze waarborgen (BCR, standaard contractuele clausules, …) Een kopie van deze waarborgen kan opgevraagd worden bij de verwerkingsverantwoordelijke.  

Jouw persoonsgegevens zullen, behalve in de hierboven beschreven situaties, niet aan derden worden overgemaakt zonder uw voorafgaande toestemming. In geen geval zullen zij worden verkocht, verhuurd of ter beschikking gesteld aan derden zonder uw voorafgaande toestemming.

 

Op welke manier beschermen wij jouw persoonsgegevens?

Aangezien ASAP jouw privacy belangrijk vindt, stellen wij alles in het werk om jouw persoonsgegevens op een adequate manier te beveiligen. Wij hebben alle passende fysische, elektronische en organisatorische maatregelen genomen om jouw gegevens te beveiligen en te beschermen tegen een mogelijke gegevensinbreuk.

Wij zien er trouwens ook op toe dat elk van onze medewerkers en verwerkers vertrouwelijk omgaan met persoonsgegevens.

 

Wie contacteer je in geval van vragen met betrekking tot de policy?

Indien je vragen hebt met betrekking tot deze privacy policy of de uitoefening van je rechten in dit kader, kan je contact opnemen met de DPO (privacy@asap.be)

 

Wat betekenen een aantal belangrijke begrippen in dit document?

We hebben getracht om een zo duidelijk mogelijk taal te gebruiken in dit document. Misschien zijn er toch een aantal begrippen waar je liever wat meer uitleg over wenst. Daarom volgt hier een lijstje met een aantal typische begrippen uit de privacywetgeving.

Indien er toch nog iets onduidelijk is. Stuur ons dan een mail en we zullen met veel plezier jouw vragen beantwoorden.

AVG/GDPR: de Algemene Verordening voor Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens in werking op 25 mei 2018. (Ook wel GDPR – General Data Protection Regulation genoemd

Persoonsgegevens: dit is alle informatie die direct (naam, adres, klantennummer, e-mail, geboortedatum, ...) of indirect (IP-adres, nummerplaat auto…) kan leiden tot een identificeerbaar persoon.

Sensitieve persoonsgegevens: persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op unieke identificatie van ene persoon of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Verwerken van persoonsgegevens: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;

: ASAP 

Gegevensinbreuk: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens;

Verwerker: een partner die in opdracht van ASAP persoonsgegevens verwerkt. 

Verwerkersovereenkomst: een specifieke overeenkomst tussen de verwerker en ASAP waarbij ASAP bepaalt en beperkt welke gegevens voor welke doeleinden mogen verwerkt worden en waarin de verwerker de nodige garanties biedt met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens volgens de Belgische privacywetgeving en de Europese Verordening van Persoonsgegevensbescherming en alle uitvoeringsbesluiten. 

 

Wijziging privacy Policy

ASAP houdt zich het recht voor om dit privacy beleid te updaten. Het is daarom belangrijk dat je steeds de recentste versie raadpleegt door te klikken op de link onderaan elke webpagina.