Home / Privacy Policy - Kandidaten

Privacy Policy voor Kandidaten

Waarom dit document?

ASAP.be hecht veel waarde aan de privacy van kandidaten die solliciteren of gecontacteerd worden om voor ASAP.be te werken.  Dit document voorziet deze personen van de nodige informatie over de  verwerkingen die bij ASAP.be gebeuren.

Je hebt het recht om te weten op welke manier wij jouw privacy als kandidaat beschermen.

We hebben getracht zo duidelijk mogelijke taal te gebruiken. Op het einde van dit document vind je een lijst waarin een aantal belangrijke begrippen worden uitgelegd.

Volgende vragen worden in dit document beantwoord:

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

ASAP.be met maatschappelijke zetel te 3600 Genk, Zuiderring 11 is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die we van jou hebben.  De verwerking van persoonsgegevens gebeurt volgens de voorschriften van de Belgische privacywetgeving en de AVG dd. 27/04/2016 (Algemene Verordening Gegevensbescherming, beter gekend onder de naam GDPR).

Indien je vragen hebt met betrekking tot dit privacy beleid of de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, kan je ons op volgende manieren contacteren:

  • Per mail op volgend e-mailadres : privacy@asap.be
  • ASAP.be heeft ook een DPO aangesteld waar je je kan toe wenden voor elke vraag betreffende uw rechten in verband met de verwerking van jouw persoonsgegevens.
    Je kan onze DPO bereiken via e-mail adres: privacy@asap.be 

 

Welke persoonsgegevens verwerken wij van jou, met welk doel, waarom mogen wij dit en hoelang bewaren we deze?

 

Welke persoonsgegevens?

Doel en waarom mag dit?

Hoelang bewaard?

Identificatiegegevens en contactgegevens: naam, voornaam, adres, nationaliteit, geboorteplaats,  ….

Deze worden gebruikt om je te identificeren en contacteren.

We beroepen ons op Gerechtvaardigd Belang.

Tot 18 maanden na het afsluiten van de aanwervings-/samenwerking procedure indien we niet tot een samenwerking overgaan.

Tot 24 maanden na het einde van onze overeenkomst wanneer we tot een samenwerking overgaan.

Voor kandidaten die bij ASAP.be ook ingeschreven zijn als UZK, gelden de bewaartermijnen als UZK (Gedurende de gehele carrière)

Sollicitatiegegevens: C.V., notities tijdens sollicitatiegesprek, motivatiebrieven, …

Deze gegevens worden verwerkt met als doel de selectie procedure te laten verlopen en zijn noodzakelijk om een mogelijke overeenkomst te laten tot stand te komen.

We beroepen ons op Gerechtvaardigd Belang.

Zie hierboven

Afnemen van geschiktheidstesten

Onder bepaalde omstandigheden kan ASAP.be je vragen om een geschiktheidstest te doen. Deze kan zowel technisch als persoonlijk zijn of beide.

De resultaten van deze testen worden geëvalueerd door een gekwalificeerd medewerker van ASAP.be en vallen dus niet onder een  ’geautomatiseerde verwerking’

We beroepen ons op Gerechtvaardigd Belang.

Zie hierboven

ASAP.be heeft binnen een aanwervingsprocedure een gerechtvaardigd belang om bovenstaande gegevens te kunnen verwerken en zal nooit meer informatie opvragen dan strikt noodzakelijk voor het vlot verloop van de mogelijke aanwerving.

 

Wat zijn jouw rechten?

Als je gegevens met ons deelt, heb je als werknemer/betrokkene een aantal rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Deze worden hieronder beschreven.

Wij willen er wel op wijzen dat deze rechten geen absolute rechten zijn. Dit wil zeggen dat de vraag tot uitvoering beperkt kan worden omdat de rechten en vrijheden van andere betrokkenen niet mogen worden gecompromitteerd of omdat er wettelijke verplichtingen aan ons opgelegd.

Recht

Omschrijving

Recht op informatie

Dit recht wordt beschreven in dit document

Recht op toegang

Je kan steeds aan privacy@asap.be een verzoek richten om al de door ons opgeslagen gegeven in te kijken of hier een uitdruk van te verkrijgen in een leesbaar formaat. Wanneer je deze informatie opvraagt zal ASAP.be deze voorzien van alle noodzakelijke informatie zoals: de verwerkingen, de bewaartermijn, de wettelijke basis voor verwerking en de ontvangers. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou om een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en rijksregisternummer) Dit ter bescherming van uw privacy.

Deze informatie zal jou binnen de maand worden toegestuurd of binnen de maand zal je uitgenodigd worden om deze informatie te consulteren in de kantoren van naam organisatie

Recht op rechtzetting

Je hebt het recht om elk persoonsgegeven dat wij van jou verwerken te laten aanpassen wanneer je weet of vermoed dat dit niet correct is. Deze aanpassing gebeurt binnen de 24uur na de je aanvraag.

Recht op verwijdering

Wanneer je niet meer wenst dat wij jouw persoonlijke gegevens verwerken, kan je door middel van e-mail naar privacy@asap.be aanvragen om deze gegevens te verwijderen uit onze de bestanden/databases.

Dit recht is echter geen absoluut recht en je dient er rekening mee te houden dat andere wetgeving dit recht kan beperken. Je kan bijvoorbeeld geen verwijdering vragen van gegevens waarop een wettelijke bewaartermijn werd vastgelegd en deze bewaartermijn nog niet werd bereikt. Verder kan je geen verwijdering vragen van gegevens waar wij een bewaartermijn hebben gedefinieerd zolang deze bewaartermijn niet werd bereikt.

Alle persoonlijke gegevens die wij van jou verwerken op basis van ‘toestemming’ kan je echter onmiddellijk laten verwijderen wanneer je de toestemming intrekt. Dit kan op eenvoudig verzoek door middel van een e-mail naar privacy@asap.be

Wij hebben echter een ‘gerechtvaardigd belang’ om geen enkel gegeven te verwijderen wanneer er geschillen lopen bv. een rechtszaak of andere discussie loopt die wettelijke gevolgen kan hebben. Dit betekent dat zolang dergelijke activiteiten lopen, wij geen gegevens kunnen verwijderen.

Recht op de beperking van een verwerking

Wanneer je het niet eens bent met één of meer van de verwerkingen die wij met jouw gegevens uitvoeren, kan je hier een beperking op inroepen. Dit kan gebeuren bij eenvoudige vraag per e-mail naar privacy@asap.be

Wij gaan jouw gegevens, binnen deze specifieke verwerking, dan niet langer verwerken tot alles uitgeklaard is.

Recht op overdracht van jouw gegevens naar een vergelijkbare

Wanneer je wenst naar een vergelijkbare organisatie over te stappen, kan je ons vragen (via privacy@asap.be) om de door jou aangebrachte gegevens in een digitaal formaat aan te leveren.

Recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Autoriteit

Wanneer je vermoed of denkt te weten dat wij onzorgvuldig met jouw persoonlijke gegevens omgaat of de hierboven beschreven rechten niet respecteert, dan kan je hierover een klacht indienen bij de bevoegde Belgische Autoriteit op het volgende adres: Gegevensbeschermingsautoriteit, klachtendienst, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

 

Wie heeft toegang tot jouw persoonsgegevens en worden jouw persoonsgegevens internationaal doorgegeven?

Intern

Binnen ASAP.be hebben alleen de daartoe gemachtigde personeelsleden en de personen die ASAP.be aanwijst, toegang tot jouw persoonsgegevens. Dit zijn alleen die personen die voor de correcte uitvoering van hun functie of voor de behoeften van de dienst, toegang nodig hebben.

Extern

Aan verwerkers die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken:

Voor bepaalde verwerkingen doen wij een beroep op andere partijen.  We hebben met deze partijen een verwerkersovereenkomst afgesloten om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens ook door hen op een veilige en op vertrouwelijke wijze worden verwerkt. De verwerkersovereenkomst garandeert passende technologische en organisatorische beschermingsmaatregelen. Jouw persoonsgegevens zijn bij hen bijgevolg in goede handen.

Andere

Buiten de in dit privacy beleid beschreven situaties zullen jouw persoonsgegevens niet aan derden worden overgemaakt zonder uw voorafgaande toestemming. Dus alleen als we daar wettelijk toe verplicht zijn of indien dit in onze overeenkomst werd afgesproken worden jouw persoonsgegevens doorgegeven aan derden. In geen geval zullen zij worden verkocht, verhuurd of ter beschikking gesteld aan derden zonder uw voorafgaande toestemming.

 

Op welke manier beschermen wij jouw persoonsgegevens?

Wij stellen alles in het werk om jouw persoonsgegevens op een adequate manier te beveiligen. Wij hebben alle passende fysische, elektronische en organisatorische maatregelen genomen om jouw gegevens te beveiligen en te beschermen tegen een mogelijke gegevensinbreuk.

Wij zien er trouwens ook op toe dat elk van onze medewerkers en verwerkers vertrouwelijk omgaan met persoonsgegevens.

 

Wie contacteer je in geval van vragen met betrekking tot de policy?

Indien je vragen hebt met betrekking tot deze privacy policy of de uitoefening van je rechten in dit kader, kan je contact opnemen met de DPO via privacy@asap.be

 

Wat betekenen een aantal belangrijke begrippen in dit document?

We hebben getracht om een zo duidelijk mogelijk taal te gebruiken in dit document. Misschien zijn er toch een aantal begrippen waar je liever wat meer uitleg over wenst. Daarom volgt hier een lijstje met een aantal typische begrippen uit de privacywetgeving.

Indien er toch nog iets onduidelijk is. Stuur ons dan een mail en we zullen met veel plezier jouw vragen beantwoorden.

AVG: de Algemene Verordening voor Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens in werking op 25 mei 2018. (Ook wel GDPR – General Data Protection Regulation genoemd 

Persoonsgegevens: dit is alle informatie die direct (naam, adres, klantennummer, e-mail, geboortedatum, ...) of indirect (IP-adres, nummerplaat auto…) kan leiden tot een identificeerbaar persoon. 

Sensitieve persoonsgegevens: persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op unieke identificatie van ene persoon of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. 

Verwerken van persoonsgegevens: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens; 

Cookies: dit zijn kleine tekstbestandjes die bij het bezoek aan websites op jouw computer kunnen bewaard worden. Door middel van deze cookies kunnen persoonsgegevens worden opgeslagen 

Verwerkingsverantwoordelijke: ASAP.be  

Gegevensinbreuk:: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens; 

Verwerker: een partner die in opdracht van ASAP.be persoonsgegevens verwerkt.  

Verwerkersovereenkomst: een specifieke overeenkomst tussen de verwerker en ASAP.be waarbij ASAP.be bepaalt en beperkt welke gegevens voor welke doeleinden mogen verwerkt worden en waarin de verwerker de nodige garanties biedt met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens volgens de Belgische privacywetgeving en de Europese Verordening van Persoonsgegevensbescherming en alle uitvoeringsbesluiten. 

 

Wijziging privacy Policy

ASAP.be houdt zich het recht voor om dit privacy beleid te updaten. Het is daarom belangrijk dat je steeds de recentste versie raadpleegt.