Privacy Policy 

Onze missie

ASAP vindt jouw privacy zeer belangrijk. “Vanuit de waarden die wij als ASAP uitdragen, vinden wij het essentieel om voor onze werknemers en uitzendkrachten een betrouwbare omgeving te creëren waarbij hun persoonsgegevens op een ethische en respectvolle wijze worden beschermd”

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en op welke manier wij dit doen. In dit privacybeleid krijg je een antwoord op volgende vragen:

  1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?
  2. Wat betekenen een aantal belangrijke begrippen in deze policy?
  3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou, wat doen we er mee en hoelang bewaren we ze?
  4. Op welke manier beschermen wij jouw persoonsgegevens?
  5. Met wie werken wij samen?
  6. Wat zijn jouw rechten?
  7. Wie contacteer je in geval van vragen i.v.m. deze privacy policy?
  8. Wijzigingen van de privacy policy

De verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is ASAP.BE, Zuiderring 11, 3600 Genk.

ASAP heeft een DPO aangesteld die als contactpersoon zal optreden met betrekking tot alle aangelegenheden die verband houden met de verwerking van persoonsgegevens en de uitoefening van je rechten in dit kader.

Indien je vragen hebt met betrekking tot deze privacy policy kan je contact opnemen met privacy@asap.be.

2. Wat betekenen een aantal belangrijke begrippen in deze policy?

  • Persoonsgegevens: dit is alle informatie die direct (naam, adres, klantennummer, e-mail, geboortedatum, ...) of indirect (IP-adres) gelinkt wordt aan een persoon.
     
  • Verwerken van persoonsgegevens: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
     
  • Verwerkingsverantwoordelijke: ASAP
     
  • Cookies: zie ons cookiebeleid
     
  • Gegevensinbreuk: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.
     
  • Verwerker: een partner die in opdracht van ASAP persoonsgegevens verwerkt.
     
  • Verwerkersovereenkomst: een specifieke overeenkomst tussen de verwerker en ASAP waarbij ASAP bepaalt en beperkt welke gegevens voor welke doeleinden mogen verwerkt worden.
     
  • DPO: afkorting voor data protection officer of functionaris voor gegegevensbescherming in het Nederlands – persoon die door ASAP werd aangesteld als contactpersoon met betrekking tot alle aangelegenheden die verband houden met de verwerking van persoonsgegevens en de uitoefening van je rechten in dit kader.

3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou, wat doen we er mee en hoelang bewaren we ze?

  • Online solliciteren:
    • Welke gegevens? Identificatiegegevens en de gegevens die je meestuurt in jouw cv of werkhistoriek.
    • Wat doen we er mee? We gebruiken deze gegevens om voor jou een job op maat te vinden.
    • Hoelang bewaren we ze? We bewaren je gegevens gedurende je loopbaan, tenzij je als uitzendklant uitdrukkelijk vraagt om de gegevens te verwijderen. Als je vraagt om je profiel te verwijderen baseren we ons op de salariswetgeving. We houden je gegevens dan bij tot 5 jaar na je laatste werkdag.
       
  • Opvolging van het sollicitatietraject:
    • Welke gegevens? ASAP heeft een verwerkersovereenkomst afgesloten met HRlinkIT – TAMO die in opdracht en onder instructie van ASAP volgende persoonsgegevens verwerkt. De persoonlijke gegevens die doorgestuurd worden zijn:
      • In geval u alleen vacatures bekijkt wordt er het volgende doorgestuurd via Google Analytics:
        • Google Analytics client ID
        • De vacatures die bekeken zijn
      • In geval van sollicitaties worden er nog de volgende extra gegevens doorgestuurd:
        • De Google Analytics client ID wordt mee gegeven bij de sollicitatie
        • Kandidaat ID
        • Match ID
    • Wat doen we ermee? We volgen hiermee jouw sollicitatietraject op.  

Tamo is een statistische tool met als doel het verbeteren van het online sollicitatie proces. Deze tool staat bij HRLinkIT. HRLinkIT werkt in opdracht van ASAP. De Google Analytics client ID, de kandidaat ID en de match ID worden in de Tamo applicatie geanonimiseerd.

  • Hoelang bewaren we ze?

Deze data worden bijgehouden voor zo lang opdracht met HRLinkIT loopt. Deze anonieme gegevens (trends, statistieken, ...) hebben geen retentieperiode.

  • Bezoeken van de website 
    • Welke gegevens? Neem eens een kijkje in onze cookie policy.
    • Wat doen we er mee? Ook hierop vind je een antwoord in onze cookie policy.
    • Hoelang bewaren we ze? Kijk hiervoor eveneens op onze cookie policy.
       
  • Contactformulier:
    • Welke gegevens? Identificatiegegevens en de informatie die je ons meegeeft.
    • Wat doen we er mee? We gebruiken deze gegevens alleen om jouw vraag te kunnen beantwoorden en mogelijk met jou in contact te treden.
    • Hoelang bewaren we ze? Je gegevens worden bijgehouden tot 1 jaar na het afsluiten van de vraag.
       
  • Klacht indienen:
    • Welke gegevens? De identificatiegegevens en de informatie die je met ons wil delen.
    • Wat doen we er mee? We gebruiken de gegevens alleen om met jou in contact te treden en je klacht ter harte te nemen.
    • Hoelang bewaren we ze?
      • Indien je een uitzendklant bij ASAP bent worden je gegevens bewaard gedurende je loopbaan, tenzij je als uitzendklant uitdrukkelijk vraagt om de gegevens te verwijderen. Als je vraagt deze klacht te verwijderen baseren we ons op de salariswetgeving. We houden je gegevens dan bij tot 5 jaar na je laatste werkdag.
      • Indien je geen uitzendklant bij ASAP bent worden je gegevens bijgehouden tot 1 jaar na het afsluiten van je klacht.

4. Op welke manier beschermen wij jouw persoonsgegevens?

Aangezien ASAP jouw privacy belangrijk vindt, stellen wij alles in het werk om jouw persoonsgegevens te beveiligen. Wij hebben alle passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw gegevens te beschermen tegen een mogelijke gegevensinbreuk.

5. Met wie werken wij samen?

Voor bepaalde verwerkingen hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten met andere partijen.

HRlinkIT voor de opvolging van onze sollicitanten bij vacatures: Tamo is een statistische tool met als doel het verbeteren van het online sollicitatie proces. Deze tool staat bij HRLinkIT. HRLinkIT werkt in opdracht van ASAP. De persoonlijke gegevens die doorgestuurd worden zijn:

In geval u alleen vacatures bekijkt wordt er het volgende doorgestuurd via Google Analytics:

  • Google Analytics client ID
  • De vacatures die bekeken zijn

In geval van sollicitaties worden er nog de volgende extra gegevens doorgestuurd:

  • De Google Analytics client ID wordt meegegeven bij de sollicitatie
  • Kandidaat ID
  • Match ID

De Google Analytics client ID, de kandidaat ID en de match ID worden in de Tamo applicatie geanonimiseerd. Deze data wordt bijgehouden voor zo lang opdracht met HRLinkIT loopt. Deze anonieme gegevens (trends, statistieken, ...) hebben geen retentieperiode.

Mailchimp als je je voor onze nieuwsbrief aanmeldt. Mailchimp is een online marketing platform waarmee ASAP emailcampagnes uitstuurt. Om te garanderen dat jouw aanmelding voor de nieuwsbrief correct verloopt, d.w.z. om ongeautoriseerde aanmeldingen in de naam van derden te verhinderen, zullen wij je na jouw eerste aanmelding voor de nieuwsbrief via de Double-Opt-in procedure een bevestigingsmails zenden, waarin wij om je bevestiging van de aanmelding vragen. 

Indien je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief slaan wij jouw IP-adres, de datum en tijdstip van aanmelding en de bevestiging op, zodat we de aanmelding op een later tijdstip kunnen terugtraceren en bewijzen. Je kan je uiteraard steeds afmelden via de knop 'uitschrijven', je zal dan geen mailings van ons meer ontvangen. 

Opdat we onze nieuwsbrieven steeds relevanter willen maken voor jullie, maken we gebruik van telpixels. Telpixels zijn HTML-e-mails ingebedde miniatuur beeldbestanden, met behulp waarvan wij kunnen zien, of en wanneer je een e-mail hebt geopend en op welke van de in de e-mail aanwezige links werd geklikt. Dergelijke persoonlijke gegevens zullen door ASAP niet bekend worden gemaakt aan derden. 

6. Wat zijn jouw rechten?

Als je gegevens met ASAP deelt, heb je als betrokkene een aantal rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Deze worden hieronder beschreven.

  • Het recht op informatie: dit recht wordt beschreven in dit document.
     
  • Het recht op toegang: je kan steeds aan de DPO privacy@asap.be een verzoek richten om al de door ASAP opgeslagen gegevens in te kijken of hier een uitdruk van te verkrijgen in een leesbaar formaat. Wanneer je deze informatie opvraagt zal ASAP deze voorzien van alle noodzakelijke informatie zoals: de verwerkingen, de retentieperiode, de wettelijke grond voor verwerking en de ontvangers.

Deze informatie zal jou binnen de maand worden toegestuurd of binnen de maand zal je uitgenodigd worden om deze informatie te consulteren in een ASAP-kantoor bij jouw in de buurt. Hierbij zal je al jouw gegevens kunnen raadplegen met uitzondering van het mailverkeer waarin je gegevens voorkomen. E-mails die uitgewisseld worden tussen de gebruikers (bedrijven die uitzendarbeid inhuren) en ASAP en waar uw gegevens in vermeld worden, worden beschouwd als professionele e-mails tussen de klant en ASAP. Deze mails kunnen niet vrijgegeven worden. ASAP moet immers de professionele confidentialiteit tussen werkgevers en werknemers beschermen. Onze e-mails worden 3 jaar bijgehouden en nadien automatisch verwijderd.

  • Het recht op rechtzetting: je hebt het recht om elk persoonlijk & feitelijk gegeven dat wij van jou verwerken te laten aanpassen wanneer je weet of vermoed dat dit niet correct is. ASAP zal dit zo snel mogelijk aanpassen.
     
  • Het recht op verwijdering: wanneer je niet meer wenst dat ASAP jouw persoonlijke gegevens verwerkt, kan je bij de DPO (privacy@asap.be) aanvragen om deze gegevens te verwijderen uit de bestanden/databases van ASAP.

Echter is dit recht geen absoluut recht en dien je er rekening mee te houden dat andere wetgeving dit recht kan beperken. Bv. Je kan geen verwijdering vragen van gegevens waarop een wettelijke bewaartermijn werd vastgelegd en deze bewaartermijn nog niet werd bereikt. Verder kan je geen verwijdering vragen van gegevens waar ASAP een bewaartermijn over heeft gedefinieerd zolang deze bewaartermijn niet werd bereikt.

Alle persoonlijke gegevens die wij van jou verwerken op basis van ‘toestemming’ kan je echter onmiddellijk laten verwijderen wanneer je de toestemming intrekt. Dit kan op eenvoudig verzoek. (privacy@asap.be).  

ASAP heeft echter een ‘Gerechtvaardigd Belang’ om geen enkel gegeven te verwijderen wanneer er geschillen lopen bv. een rechtszaak of andere discussie die wettelijke gevolgen kan hebben. Zolang dergelijke activiteiten lopen, kunnen wij geen gegevens verwijderen.

  • Het recht op de beperking van verwerking: wanneer je het niet eens bent met één of meer van de verwerkingen die ASAP op jouw gegevens uitvoert, kan je hier een beperking op inroepen. Dit kan gebeuren bij eenvoudige vraag aan de DPO (privacy@asap.be).   
     
  • Recht op gegevensoverdracht: wanneer je wenst voor een ander uitzendkantoor te werken, kan je ASAP vragen (via de DPO privacy@asap.be) om de door jou aangebrachte gegevens in een digitaal formaat aan te leveren zodat je deze aan het nieuwe uitzendkantoor kan bezorgen. Het betreft de volgende gegevens: contactgegevens (exclusief INSZ), CV, werkervaring (inclusief werkervaring onder ASAP), scholing/opleiding en talenkennis.
     
  • Het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Autoriteit: wanneer je vermoed of denkt te weten dat ASAP onzorgvuldig met jouw persoonlijke gegevens omgaat of de hierboven beschreven rechten niet respecteert, dan kan je hierover een klacht indienen bij de bevoegde Belgische Autoriteit op het volgende adres: Gegevensbeschermingsautoriteit, klachtendienst, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

7. Wie contacteer je in geval van vragen met betrekking tot de policy?

ASAP heeft een DPO aangesteld die als contactpersoon zal optreden met betrekking tot alle aangelegenheden die verband houden met de verwerking van persoonsgegevens en de uitoefening van je rechten in dit kader.

Indien je vragen hebt met betrekking tot deze privacy policy kan je contact opnemen met privacy@asap.be.

8. Wijziging Privacy Policy

ASAP houdt zich het recht voor om dit privacybeleid te updaten. Het is daarom belangrijk dat je steeds de recentste versie raadpleegt door te klikken op de link onderaan elke webpagina.