Negatieve feedback communiceren na een sollicitatiegesprek: hoe pak je dit goed aan?

In de huidige war for talent is de zoektocht naar toptalent voor jouw bedrijf een hele uitdaging. Bij openstaande vacatures moet je als werkgever jammer genoeg ook vaak kandidaten teleurstellen die naast een job grijpen. Als je de kunst van het afwijzen echter op een correcte manier aanpakt, dan kan dit in de toekomst toch nog mooie opportuniteiten opleveren voor beide partijen. Kortom: hoe zorg je ervoor dat afgewezen kandidaten ambassadeurs van jouw bedrijf worden?

Eén op drie sollicitanten krijgt zelden reactie van werkgever

In 2018 voerde de vakgroep Sociale Economie van de UGent een onderzoek uit naar de etiquette van werkgevers bij hun contacten met sollicitanten. En wat bleek? Eén op drie sollicitanten kreeg zelden een reactie van werkgevers op ingestuurde motivatiebrieven en cv’s. Twee respondenten op drie waren negatief over de feedback die werkgevers boden na een niet-succesvolle sollicitatie. En maar liefst 36% van de respondenten vond dat de communicatie over de sollicitatieprocedure negatief verliep.

Werk aan de winkel

Deze cijfers tonen aan dat er bij vele werkgevers nog heel wat werk aan de winkel is om op een constructieve manier te communiceren met afgewezen sollicitanten. Ook afgewezen kandidaten verdienen het nodige respect, want een slechte reputatie kan heel wat bedrijfsschade veroorzaken. Kandidaten delen hun positieve en negatieve ervaringen veel en graag met anderen. Niet enkel in persoonlijke gesprekken, maar ook via sociale media, websites en online reviews. Die communicatiekanalen fungeren als een ware megafoon voor boodschappen. Voor zowel je employer brand als corporate brand is het dus essentieel om positief in beeld te komen.

Tip 1: Negeer kandidaten niet

Ken je de Engelse term ‘ghosting’? Hiermee verwijzen hr-specialisten naar de veelgehoorde klacht van sollicitanten dat ze na een gesprek niets meer horen van een werkgever. Maak dus werk van een positieve en persoonlijke opvolging van afgewezen sollicitanten, ook al vergt dit extra middelen en tijd. Dergelijke aanpak rendeert, want je pakt een van de grootste bronnen van irritatie bij sollicitanten aan (namelijk het wachten op een reactie van een werkgever).

Tip 2: Zorg voor een persoonlijke aanpak

Geen enkele sollicitant zit te wachten op een standaardformulering als ‘Indien u binnen veertien dagen geen reactie van ons krijgt, dan kunt u ervan uitgaan dat u niet in aanmerking komt voor de beschikbare functie’. Niet alleen is dergelijke formulering te negatief verwoord, bovendien komt ze erg onpersoonlijk over en is ze schadelijk voor de bedrijfsreputatie. Ga dus voor een gepersonaliseerde aanpak. Als het om weinig (afgewezen) sollicitanten gaat, dan zal ieder van hen een persoonlijk opvolggesprek via telefoon ongetwijfeld op prijs stellen. Gaat het om veel kandidaten? Dan kun je hen via e-mail verwittigen, maar steeds met een persoonlijke toets, gepersonaliseerde velden en – indien mogelijk – aangevuld met individuele details.

Tip 3: Motiveer je besluit

Bij het afwijzen van een kandidaat hoort ook een motivering waarom je dit besluit neemt. Elke sollicitant wil graag weten wat zijn of haar verbeterpunten zijn. Als je hiervoor de nodige actie onderneemt, dat zullen afgewezen kandidaten deze positieve aanpak appreciëren en delen met vrienden en kennissen. En als je als werkgever aanvoelt dat een kandidaat voor mogelijke andere vacatures in aanmerking kan komen, dan loont het zeker de moeite om contact te houden via onder andere vacature-alerts. Op die manier kan een afwijzing een opstapje worden om potentieel talent op de hoogte te houden van carrièremogelijkheden in je onderneming.

Tip 4: Buig een afwijzing om naar een positieve ervaring

Elke sollicitant doet zijn of haar uiterste best om een jobaanbieding binnen te halen. Als dit uiteindelijk toch niet lukt, dan is de teleurstelling vaak groot. Toch kun je die teleurstelling omtoveren tot een positieve ervaring, waarbij je sollicitanten doet uitgroeien tot echte ambassadeurs voor jouw bedrijf. Naast een respectvolle benadering en persoonlijke toelichting kun je bijvoorbeeld ook een kleine attentie aanbieden, als dank voor de sollicitatie. Deze creatieve aanpak – die zeker enthousiast gedeeld zal worden via sociale media en online platforms – is een unieke kans om je bedrijfsimago een extra boost te geven. Vanuit Asap denken we graag met je mee om originele en inspirerende acties uit te werken!

Tip 5: Creëer meerwaarde voor sollicitanten

Het voorbije jaar deed de coronacrisis digitalisering op de werkvloer voorgoed uit de startblokken schieten (check ons blogartikel over hr-trends en -uitdagingen voor 2021). Die versnelde digitale omslag – die we bij Asap enthousiast omarmen via het aanbod van digitale theorie-opleidingen voor knelpuntberoepen – biedt heel wat opportuniteiten om bijvoorbeeld online leersessies voor sollicitanten aan te bieden. Tijdens zo’n ‘sollicitantenspreekuur’ leren kandidaten hoe ze hun cv en sollicitatieskills kunnen verbeteren. De voordelen van dergelijke ‘candidate experience’ zijn duidelijk: jouw werknemers van morgen spijkeren hun sollicitatiekennis bij en tegelijk krijg je bij deze doelgroep een streepje voor op directe concurrenten.