Maak van je stagiair een volwaardige medewerker!

Vergeet de post sorteren, documenten kopiëren en klasseren! Een stagiair is zoveel meer dan een goedkope werkkracht die enkel inzetbaar is voor (saaie) routineklusjes. Met een goede voorbereiding, juiste selectie en constante coaching krijg je een volwaardige medewerker over de werkvloer, die een interessante meerwaarde kan zijn voor je onderneming!

Een stagiair inzetten in je onderneming? Uit onderzoek van werkgeversorganisatie Unizo in samenwerking met KULeuven blijkt dat het vooral grote en (multi)nationale ondernemingen zijn die dat zien zitten. Een gemiste kans voor kleine en middelgrote ondernemingen, want stagiairs kunnen een behoorlijk positieve impact hebben op de werkvloer.

Wat een stagiair kan doen voor je onderneming

Een stage is een uitlezen kans voor studenten om hun theorie te toetsen aan de praktijk. Hun gemis aan ervaring is misschien een reden voor ondernemers om ietwat weigerachtig te staan tegenover stagiairs. Maar gelukkig maken stagiairs dat meestal ruimschoots goed met andere dingen die ze in hun mars hebben.

• Up-to-date professionele kennis
  Stagiairs komen recht van de schoolbanken en hebben een up-to-date professionele kennis. Ze zijn helemaal mee met de laatste ontwikkelingen in de sector. Interessant om je eigen aanpak en technieken aan te toetsen!
  

• Frisse, externe blik
  De tijdelijke jonge medewerkers zijn nieuwsgierig en leergierig. Ze hebben oog voor andere dingen dan je vaste – geroutineerde – medewerkers. Hun frisse, externe blik kan aanleiding zijn voor interessante oplossingen.
  

• Social media genieën
  Stagiairs maken deel uit van Generatie Y, een social media generatie die vertrouwd is met de nieuwste communicatietechnologieën. Een kans voor jou om je communicatieaanpak eens nader onder de loep te nemen.

En dan hebben we het nog niet over het feit dat stagiairs je heel wat werk uit handen kunnen nemen. Of dat ze – niet gestoord door dagdagelijkse taken – een strategisch plan kunnen uitwerken dat je misschien interessante inzichten en ideeën verschaft.

9 tips om van een stagiair een volwaardige medewerker te maken

Het beste halen uit je stagiairs? Dat lukt gegarandeerd met deze 9 tips.

1. Begin er op tijd aan
   Plannen om een stagiair in dienst te nemen? Schiet op tijd in actie. De beste en meest gemotiveerde stagiairs gaan al in het begin van het academiejaar enthousiast op zoek naar een leuke stageplek. Wie het eerst komt, het eerst maalt.
   

2. Stel een stageplan op
   Doe eerst intern het nodige denkwerk. Op welke afdeling(en) kan je hulp gebruiken? Welke studenten uit welke studierichtingen kunnen bij je aan de slag? Welke stageopdrachten zou je kunnen geven? Leg je doelstellingen vast in een stageplan. Zo weten kandidaat-stagiairs meteen waar ze aan beginnen.
   

3. Hou een echt sollicitatieproces
   De juiste stagiair kiezen voor je onderneming? Vraag een cv én motivatiebrief van alle kandidaten. Maak een eerste telefonische selectie en laat enkele kandidaten langskomen voor een persoonlijke kennismaking. Zo weet je meteen of het ‘klikt’.
   

4. Stel een stagecoach aan
   Een goede begeleiding maakt een wereld van verschil. Stel een ervaren mentor aan die de stagiair onder zijn/haar hoede neemt en effectief tijd vrijmaakt voor coaching. Betrek je coach ook al vanaf het begin in je stageplannen.
   

5. Informeer alle medewerkers
   Verwittig het hele team op voorhand van de komst van een stagiair. Zo voelt die zich welkom en is iedereen goed voorbereid.
   

6. Geef een goede introductie
   Reserveer de eerste dag van de stage voor een uitgebreide introductie. Voorzie een rondleiding, laat de stagiair kennis maken met alle medewerkers. Zet info over je onderneming en de stageopdracht op papier, daarmee maak je meteen een professionele indruk.
   

7. Voorzie de nodige feedback-momenten
   Wacht niet op de finale stagebeoordeling om feedback te geven. Maak tijd voor een korte evaluatie op weekbasis en stuur voortdurend tussendoor bij. Zo leert de stagiair het meest bij en functioneert hij/zij meer en meer zelfstandig.
   

8. Vraag ook feedback aan je stagiair
   Ook jij kan leren uit het hele stageproces. Informeer bij je stagiair hoe hij/zij de onderneming ervaart. Of laat je stagiair een werkje maken met zijn/haar visie op het einde van de stage.
   

9. Neem een stagiair in vaste dienst
   Presteert de stagiair goed? Overweeg dan om hem/haar na de stage in vaste dienst te nemen. Dat bespaart je heel wat selectie-inspanningen. Je bent er zeker van dat de persoon al goed is ingewerkt en zijn/haar draai heeft gevonden.

Wettelijke bepalingen

Hou ook rekening met enkele praktische zaken. Studenten uit het secundair en hoger onderwijs en zelfs afgestudeerde werkzoekenden komen in aanmerking voor een stage. Een specifieke wetgeving is er niet: voor stagiairs gelden dezelfde regels als voor je personeel. Middelbare schoolstudenten genieten wél extra bescherming, net omdat ze nog minderjarig zijn. Nachtwerk mag bijvoorbeeld niet op hun takenlijstje voorkomen en ook overuren zijn strikt gereglementeerd.

Wel een belangrijk verschil: een loon is tijdens de stageperiode (meestal) niet voorzien. Terugbetaling van vervoersonkosten dan meestal weer wél (maar niet verplicht). Opgelet: keer je een hoger bedrag uit dan de werkelijk gemaakte kosten, dan betaalt de student daarop sociale bijdragen.

Alle details over het statuut en de arbeidsvoorwaarde van stagiairs kan je nog eens rustig nalezen op de website van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg.

Q-Stagelabel

Voka-KvK ontwikkelde in samenwerking met het Vlaams Centrum voor Kwaliteitszorg (VCK) en met de steun van Provincie Limburg een stagelabel voor Limburgse ondernemingen. Doelstelling van dit label? Meer kwalitatieve stages realiseren met de hulp van professionals.

Je leest er in dit artikel meer over: "VOKA-KvK Limburg bekroont Asap met Q-Stagelabel".

en stagiair die doelloos rondloopt op het werk? Dat gebeurt niet meer met bovenstaande tips. Zie een stage als een investering. Maak in het begin voldoende tijd en mankracht vrij zodat de stagiair asap optimaal kan functioneren als een volwaardige extra werkkracht.

Succes en … Enjoy your (mentor) Job