Net dat stapje verder
SAP loonsecretariaat plaatst medewerker inhouse bij Belisia
SAP loonsecretariaat gaat ver in zijn dienstverlening. Zo plaatst de specialist in loonbeheer en loonadministratie sinds april 2009 wekelijks een dossierbeheerder bij zijn klant Belisia. Angelique Gerochristos vangt er voor onbepaalde duur het vertrek op van een ex-personeelslid. Elke donderdag kunnen de medewerkers van Belisia bij haar terecht voor al hun vragen over loonadministratie. Een initiatief dat het personeel van Belisia als zeer positief ervaart.
Belisia maakt interieurconcepten voor bedrijven, scholen en bibliotheken: van meubilair tot en met totaalinrichtingen. Het bedrijf uit Bilzen stelt vandaag 20 mensen tewerk. Dat brengt een hele personeelsadministratie met zich mee. Daarom doet Belisia al geruime tijd een beroep op de professionele hulp van SAP loonsecretariaat. Sinds kort werkt hun dossierbeheerder Angelique Gerochristos zelfs inhouse bij Belisia: drie tot vier uur per week, voor onbepaalde duur.
Externe partners
“Ik ben al geruime tijd dossierbeheerder voor Belisia”, zegt Angelique. “Tot voor kort gebeurde dat op het kantoor van SAP loonadministratie. Maar toen raakte bekend dat mijn contactpersoon bij Belisia het bedrijf zou verlaten.
Vanwege de economische toestand besloot Belisia niet op zoek te gaan naar een fulltime vervangster. Het bedrijf koos ervoor om de taken voor onbepaalde duur door externe partners te laten uitvoeren. Dat werkt flexibeler en weegt niet zo zwaar door op de kostenstructuur.”
Hulp in huis
Om een naadloze overgang te garanderen, kwamen Belisia en SAP overeen om Angelique elke donderdag drie tot vier uur inhouse bij Belisia te plaatsen – meteen na het vertrek van de Belisia-medewerkster. Angelique: “Zo was er geen enkel hiaat in het loonbeheer of de loonadministratie. Een nieuwe medewerker moet eerst nog worden opgeleid, zich inwerken en vertrouwd raken met het bedrijf. Ik kende Belisia door en door. Logisch: ik verwerk al vijf jaar de lonen. Zo konden we zonder extra inspanningen een goede continuïteit garanderen.”
Van attesten tot lonen
Kon die continuïteit dan niet van op afstand worden gegarandeerd? “Moeilijk”, beklemtoont Angelique. “De inhoud van mijn takenpakket is heel ruim. Ik versterk als het ware de personeelsdienst. Zo geef ik de tikklokgegevens in het systeem in, volg ik alle afwezigheden op en zorg ik voor documenten die aan het arbeidsgebeuren gerelateerd zijn. Van C4-formulieren over attesten voor persoonlijke leningen van personeelsleden tot hulp bij het invullen van papieren voor economische werkloosheid. Natuurlijk sta ik ook in voor de loonverwerking van de arbeiders en de bedienden.”
Vertrouwen gewonnen
Nochtans stonden sommige arbeiders en bedienden in het begin wat wantrouwig tegenover deze oplossing. “Ze waren er niet volledig voor gewonnen dat een ‘wildvreemde’ zich plots om de loonverwerking bekommerde. Maar toen ze vernamen dat ik dat eigenlijk al jarenlang voor hen deed, waren ze gerustgesteld. Nu heb ik hun vertrouwen gewonnen. Dat merk ik in de wekelijkse contacten. Het personeel beschouwt me intussen zelfs als iemand ‘van de Belisia-familie’.”
“Ambulante dienst de ideale oplossing”
Mathieu Coenegrachts is directeur van Belisia. Na enkele weken evalueert hij de ambulante dienst van SAP loonsecretariaat als ‘uiterst positief’. “Belisia werkt al meer dan 20 jaar samen met SAP loonsecretariaat. Een hechte relatie. Toen we onlangs een herstructurering doorvoerden, bekeken we samen hoe we de hiaten in onze personeelsdienst optimaal konden invullen. SAP stelde een ambulante dienstverlening voor. Een originele maar uitstekende oplossing.” “Lonen en sociale documenten zijn delicate materies, die je als medewerker niet aan iedereen wilt toevertrouwen.
Daarom is het zo belangrijk dat Angelique hier wekelijks aanwezig is. Dat praat gemakkelijker. Haar deur staat ook altijd open. De aanvankelijke reserves van sommige personeelsleden zijn dan ook volledig verdwenen. Angelique is uitgegroeid tot een echte vertrouwenspersoon voor alles wat met lonen en personeelsadministratie te maken heeft. Ze is eentje van ons.”
Maximale flexibiliteit garanderen
Ook Jo Kortleven, directeur van SAP loonsecretariaat, ziet tal van voordelen in een dergelijke ‘inhouse’-samenwerking. “Deze manier van werken garandeert een grote flexibiliteit op alle vlakken. Zo spreken we af dat Angelique elke donderdag drie uur op het bedrijf aanwezig is. Heeft de klant behoefte aan meer? Dan regelen we dat. Op die manier heeft Belisia eigenlijk het beste van beide werelden: een specialist die het bedrijf door en door kent zonder de kostenstructuur van een fulltime personeelslid.”